سياسة الخصوصية

1 نطاق هذه السياسة

توضّح هذه السياسة كيف تتعامل «إتقان سوفتوير هاوس» مع البيانات التي تُعالَج عبر نظام إتقان المحاسبي، سواء دخلتَ النظام كمستخدم في شركة عميلة أو كمسؤول لدى موزّع معتمد.

• تسري السياسة على نظام إتقان وعلى الموقع التعريفي التابع له.
• لا تسري على أنظمة أو مواقع أطراف أخرى قد تصل إليها عبر روابط خارجية.

2 البيانات التي نعالجها

• بيانات الحساب: اسم المستخدم والاسم المعروض والبريد الإلكتروني ورقم التواصل والدور الوظيفي وصلاحيات الوصول.
• بيانات الشركة المحاسبية: القيود والسندات والفواتير والأصول والأرصدة وشجرة الحسابات وبيانات العملاء والموردين والموظفين التي تُدخلها الشركة العميلة في النظام.
• بيانات الاستخدام والتدقيق: زمن الدخول والشاشات التي فُتحت والعمليات المالية التي نُفِّذت ومُعرِّف المستخدم المنفِّذ وعنوان الشبكة.
• بيانات الاشتراك والفوترة: الخطة والتراخيص المفعّلة وحركة محفظة المساعد الذكي وسجل المدفوعات.
• محتوى التواصل: رسائل الدعم والطلبات التي ترسلها إلينا وما ترفقه بها.

3 ملكية بيانات الشركة العميلة

البيانات المحاسبية التي تُدخلها الشركة العميلة تبقى ملكاً خالصاً لها، ونحن نعالجها بصفتنا مشغِّلاً للنظام نيابةً عنها لا مالكاً لها.

• لا نبيع بيانات العملاء ولا نؤجّرها ولا نتاجر بها بأي صورة.
• لا نستخدم البيانات المحاسبية لأغراض تسويقية ولا نعرضها لعملاء آخرين.
• عزل بيانات الشركات قاعدة تقنية مفروضة في النظام: لا يصل مستخدم إلى بيانات شركة إلا بعضوية صريحة فيها.

4 لماذا نعالج هذه البيانات

• تشغيل النظام وتقديم الوظائف المحاسبية التي اشترك فيها العميل.
• التحقق من الهوية وضبط الصلاحيات وحماية الحسابات من الوصول غير المصرّح به.
• حفظ أثر رقابي للعمليات المالية، وهو متطلب محاسبي أصيل لا خيار فيه.
• تقديم الدعم الفني وتشخيص الأعطال المُبلَّغ عنها.
• إدارة الاشتراك واحتساب التراخيص والفوترة.
• تحسين أداء النظام واستقراره اعتماداً على مؤشرات تشغيلية مجمّعة لا على قراءة بيانات العملاء.

5 المساعد الذكي فطين

فطين ميزة اختيارية تُجيب عن أسئلة مالية بلغة طبيعية. ولأنها تعتمد على نموذج ذكاء اصطناعي خارجي، نُفصح عن آلية عملها بوضوح:

• عند طرح سؤال على فطين، يُرسَل نص السؤال ونتائج الاستعلامات اللازمة للإجابة إلى مزوّد نماذج ذكاء اصطناعي عالمي معتمد لمعالجتها لحظياً وإعادة الإجابة.
• قد تتضمّن هذه النتائج أرقاماً مالية وأسماء حسابات أو أطراف تخصّ شركتك، بحدود ما يلزم للإجابة على سؤالك أنت.
• نتعاقد مع مزوّدين لا تُستخدم لديهم المدخلات الواردة عبر الواجهة البرمجية في تدريب نماذجهم.
• لا يتجاوز فطين صلاحياتك: لا يعرض لك ما لا تملك صلاحية رؤيته أصلاً داخل النظام.
• يُسجَّل استهلاك فطين شاملاً المستخدم والشركة ونوع العملية وحجم المعالجة، لأغراض المحاسبة على الاستخدام.
• يمكن للشركة العميلة طلب تعطيل فطين كلياً، وعندها لا تغادر أي من بياناتها النظام لهذا الغرض.

6 ملفات الارتباط

نستخدم الحد الأدنى الضروري لتشغيل النظام، ولا نستخدم ملفات ارتباط إعلانية ولا أدوات تتبّع أو تحليلات تابعة لطرف ثالث:

• ملف ارتباط الجلسة: يحفظ حالة تسجيل دخولك لمدة ثماني ساعات تُجدَّد مع نشاطك، وبدونه لا يعمل الدخول.
• ملف ارتباط اللغة: يتذكّر اختيارك للعربية أو الإنجليزية لمدة سنة.

7 مع من تُشارَك البيانات

لا نُفصح عن بياناتك إلا في الحالات المحدّدة التالية:

• مزوّدو البنية التحتية والاستضافة الذين نعتمد عليهم في تشغيل النظام، بموجب التزامات سرية.
• مزوّد نماذج الذكاء الاصطناعي، في حدود ما يلزم لتشغيل فطين كما هو موضّح أعلاه.
• الموزّع المعتمد أو المنفّذ المكلّف بتهيئة شركتك، بوصول مؤقت محدّد النطاق وله تاريخ انتهاء، ويُسجَّل كل ما يقوم به.
• الجهات القضائية أو الرقابية متى ألزمنا القانون بذلك، وبالقدر الذي يفرضه الإلزام فقط.

8 أمن المعلومات

نطبّق ضوابط تقنية وتنظيمية متناسبة مع حساسية البيانات المحاسبية:

• تشفير الاتصال بين متصفحك والنظام.
• نظام صلاحيات تفصيلي يحدّد لكل مستخدم ما يراه وما ينفّذه في كل شاشة.
• فصل مهام مفروض في النظام: منشئ المستند لا يعتمده ولا يرحّله، إلا باستثناء معلن تفعّله الشركة صراحةً للمنشآت الصغيرة ويُختم كل استخدام له في سجل التدقيق.
• سجل تدقيق لا يُمحى يوثّق العمليات الحساسة ومن نفّذها ومتى.
• نسخ احتياطي منتظم: نسخة كاملة أسبوعياً، وتفاضلية يومياً، وسجل معاملات كل خمس عشرة دقيقة، مع فحص سلامة كل نسخة عند إنشائها.
• قصر الوصول الداخلي على من يحتاجه لأداء عمله، وتسجيل ذلك الوصول.

9 أين تُعالَج البيانات

• تُستضاف بيانات النظام في مراكز بيانات آمنة لدى مزوّدي بنية تحتية معتمدين، وقد تقع خارج دولة الكويت.
• يحقّ للشركة العميلة أن تطلب منا بياناً عن موقع استضافة بياناتها، ونستجيب لهذا الطلب.

10 مدة الاحتفاظ والحذف

• نحتفظ ببيانات الشركة العميلة طوال سريان الاشتراك.
• بعد إنهاء الاشتراك تبقى البيانات متاحة للتصدير لمدة ثلاثين يوماً، ثم تُحذف حذفاً نهائياً من الأنظمة الحيّة.
• قد تبقى نسخ احتياطية دورية تحمل البيانات مدة أقصاها ثلاثون يوماً إضافية قبل أن تُستبدل تلقائياً.
• قد نحتفظ بالحد الأدنى من سجلات الفوترة والتدقيق متى ألزمنا القانون بذلك.

11 حقوقك

• الاطلاع على بياناتك الشخصية المحفوظة لدينا.
• طلب تصحيح بيانات غير دقيقة.
• تصدير بيانات شركتك المحاسبية بصيغة قابلة للاستخدام.
• طلب حذف بياناتك في حدود ما لا يتعارض مع التزام نظامي أو محاسبي قائم.
• طلب تعطيل المساعد الذكي لشركتك.

12 تحديث هذه السياسة

• قد نُحدِّث هذه السياسة كلما تغيّرت طريقة عمل النظام أو متطلباته النظامية.
• يُنشر أي تحديث على هذه الصفحة مع تعديل تاريخ آخر تحديث أعلاها، ونُخطر العملاء بالتغييرات الجوهرية.